徹底的に改ざんを防ぐ、最新技術の活用を規定した法案

日本維新の会から提出された、「公文書管理法改正案」のポイントは以下の4つです。

①公文書管理のデジタル化と高度情報技術の活用
②行政文書ファイルの永久保存
③国会議員からの個別具体的な要求に関する文書作成の義務付け
④文書管理に必要な体制の整備を各行政機関の長に義務付け

それぞれのポイントについて、現行制度との違いを見ていきましょう。

①公文書管理のデジタル化と高度情報技術の活用

現在、公文書の管理は原則紙で行われています。今回の改正案では公文書等の管理においてはペーパーレスを原則とするという内容が加えられました。日本維新の会によると、文書管理をデジタル化すると、保管コストが低く抑えられるだけでなく、国民が文書の閲覧をしやすくなるという利点があるとのことです。

また、記録の改ざんが極めて難しいとされる「ブロックチェーン」という高度な情報技術を活用することも規定しました。ただし、この技術を導入すると、誤字を一字修正するのさえ難しくなるため、それについては別の法整備が必要になるかもしれません。

②行政文書ファイルの永久保存

改正案では、行政文書ファイルの保存期間及び廃棄の概念を廃止すると謳っています。「行政文書の最低保存期間基準」によって行政文書の種類ごとに保存期間が定められています。よって、保存期間満了後に、その重要性が認識された文書があったとしても、閲覧できないのです。

今回の法案では行政文書ファイル等の保存期間及び廃棄の概念を廃止する措置が規定されました。歴史公文書等は国立公文書館等に移され、それ以外の文書は各行政機関において永久保存されます。

③国会議員からの個別具体的な要求事項に関わる文書作成の義務付け

国会議員から各行政機関に対し、行政文書等の開示請求が行われる場合があります。現在このような場合、「どのような要望があり、だれがどのように関わったのか」について、文書を作成することが義務付けられていません。何らかのトラブルが生じ、過去の経緯を振り返ろうとした時にその経緯を示す文書が存在しないと、事実関係を確認できない可能性があります。このため、本改正案では国会議員からの個別具体的な要求事項を文書の作成を義務付けると規定しています。

④文書管理に必要な体制の整備を各行政機関の長に義務付け

現状の公文書管理体制は、国が規定する基準に基づき、一般職員が職務の一環として管理を担っているに過ぎません。つまり、文書管理の専門的知識に基づいた管理体制が取られているわけではないのです。適切な公文書管理体制が構築されるためには、専門家を配置して専門的知見を取り入れる必要があります。今回の改正案では、専門家の配置など必要な体制の整備を行うことが、各行政機関に求められます。

いまだ審議中の公文書管理法改正案まとめ

公文書管理法の改正案は本法案以外にも、現在審議中のものが2つ存在します。それらの法案の提出時期や提出者、内容を以下表にまとめました。

篠原豪議員が提出した法案では、行政文書の対象や保存期間が主な内容となっています。対して、後藤祐一議員が提出した法案は電子決裁の義務化が主な内容です。内容は異なりますが、どちらも森友学園問題などで話題になったずさんな公文書管理体制を改善するために考案された点は共通しています。

今回の法案との関係性ですが、上記2つの法案をさらに発展させた法律が今回のものと言えるでしょう。篠原豪氏の法案では担当者の恣意的な判断で公文書が廃棄されないよう公文書の保存期間が明確化されましたが、日本維新の会の法案は、保存期間の概念自体を撤廃するとしています。

また、後藤祐一氏の法案では電子決裁の義務化が謳われていますが、日本維新の会の法案では電子決裁に限定せず、公文書管理体制自体をデジタル化すると述べています。

中立的な立場の組織を創設、公文書管理を任せる法案も

今回、公文書管理法の改正案とともに「公文書院の設置等による公文書管理適正化推進法案」も提出されています。（原文はこちら）

ここで規定されている公文書院とは、独立性と専門性を持って、公文書の適正な管理を行う組織です。基本的に以下の事務を取り扱います。

• 公文書管理の企画・立案・推進
• 行政文書の管理状況の監視
• 一元的文書管理システムの整備・管理
• 歴史公文書等の保存・利用
• 専門的な知識を有する人材の育成

公文書院は行政機関が行う文書管理が適正になされているか監視する立場です。統一基準を策定したり、中立公平な立場で行政機関を監視したりします。

また、２０１８年１２月に立憲、国民民主などの野党が共同で提出した「公文書等管理の適正化の推進に関する法律案」では公文書記録管理院について規定しています。こちらもいまだ審議中です。

同法案で規定されている公は公文書記録管理院の業務は、以下の通り記されています。

• 公文書等の管理に関する基本的な政策の企画・立案・推進
• 各行政機関の公文書等の管理に関する業務の実施状況の評価・監視
• 歴史公文書等（※）の保存利用・調査研究

※歴史公文書等：歴史的に意義ある公文書として国立公文書館に移管された文章

日本維新の会が提出する公文書法の改正は、公文書管理を全てデジタル化するということもあり、公文書院では一元的な文書管理が可能なようです。また、細かい違いではありますが、公文書院では公文書管理における専門家を育成するという業務も行うとのことです。以前提出されている法案では、専門家育成を行うのは政府と規定されています。

正しい公文書管理に必要な施策とは？

行政文書の保存期間撤廃や管理体制のデジタル化を謳う日本維新の会の公文書管理法改正案。公文書管理法改正案は過去、本法案以外にも提出されており、いまだ結論が出ていません。また、公文書院という公文書管理のための機関の設置に関する法案も合わせて提出されています。このように公文書管理を中立的な立場で行う組織を設立するための法案も過去、提出されています。

各法案とも内容に差があれども、ずさんな公文書管理体制を正すという目的では一致しています。

これらを比較しながら、公文書管理を適切に行うために必要な施策は何か、是非考えてみてほしいです。