提出議員 : 城井 崇

公用電子メールの自動廃棄はどの省庁で行われているのか。また自動廃棄が行われている省庁ではいつから始まり、自動廃棄の基準は何か。各省庁の今後の対応はどうなっているのか。

財務省は２０１７年６月の情報システム更新後も６０日で廃棄を続けているのなぜか。

公用電子メールは政策の実行状況の確認の為に外部媒体でバックアップを行い、全メールを保存するべきではないか。

各省庁における対応については、以下の通りである。

検察庁：２０１７年４月以降、２か月経過で自動削除。今度の対応は検討する。

財務省本省：２００９年１月以降、６０日経過で自動削除。今後も継続する。

国税庁：インターネットに接続している場合２０１６年１２月以降、６８日経過で、接続していない場合２０１１年１月以降、３０～１８０日までの間の定められた期間が経過したら自動削除。今後も継続する。

厚生労働省：２００９年７月以降、６か月経過で開封済み電子メールを自動削除。今後の対応は検討する。

防衛省：２０１５年３月以降、暗号化された電子メールは３０日、暗号化されていない電子メールは９０日で自動削除。今後も継続する。

国土交通省：自動削除を検討している。

※ 検察庁、財務省本庁、厚生省については現時点で確認できる範囲。
※ 検察庁、国税庁では、メールサーバー上のフォルダに移動されたメールは除く。

２０１７年６月の情報システム更新後も、サーバーの容量には限りがあることから、財務省本省では保存が必要な行政文書等は適切な記録媒体に保存した上で、６０日経過後自動削除している。

電子メールを含む行政文書ファイルなどは、公文書管理法に基づいて、保存期間満了まで保存していく。保存の場所、媒体、識別のための方法を内容、時の経過、利用状況で判断していく。